FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Dorf-Büros
Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Wer betreibt das Projekt?
Zentraler Ansprechpartner für die Kommunen ist die Entwicklungsagentur RLP.
Wer kann sich bewerben?
Verbandsgemeinden / verbandsfreie Gemeinden können sich direkt bewerben. Ortsgemeinden können sich mit Unterstützung ihrer Verbandsgemeinde bewerben.
Wie sieht die Unterstützung der Verbandsgemeinde für die Ortsgemeinde aus?
Die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde ist Vertragspartner der Entwicklungsagentur. Ansonsten gibt die Entwicklungsagentur nicht vor, wer im Projekt Dorf-Büros welche Aufgabe übernimmt.
Kann nur die Verbandsgemeinde der Betreiber des Dorf-Büros sein?
Die Betreiber-Struktur wird von der Entwicklungsagentur nicht vorgegeben. Wichtig ist aber, dass für die Entwicklungsagentur nur die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde Ansprechpartner ist. Für den Fall, dass nicht die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde der Betreiber ist, muss sichergestellt sein, dass sie der Entwicklungsagentur gegenüber jederzeit über den Stand des Projektes Auskunft erteilen kann.
Kann auch ein Privatunternehmen Betreiber sein?
Ein Privatunternehmer kann der Betreiber eines Dorf-Büros sein, sofern ein klar geregeltes, schriftliches Kooperationsverhältnis mit der Verbandsgemeinde / der verbandsfreien Gemeinde vorliegt. Für den Fall, dass ein Privatunternehmen der Betreiber ist, muss sichergestellt sein, dass die zuständige Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde der Entwicklungsagentur gegenüber jederzeit über den Stand des Projektes Auskunft erteilen kann.
Muss wirklich die Verbandsgemeinde einen Ansprechpartner haben und warum?
Ja, die Entwicklungsagentur trifft Verabredungen im Dorf-Büro-Projekt ausschließlich mit der Verbandsgemeinde / verbandsfreien Gemeinde. Hintergrund ist, dass in einer Verbandsgemeinde / verbandsfreien Gemeinde ein hauptamtlicher Ansprechpartner für die Entwicklungsagentur zuverlässiger erreichbar und ansprechbar ist, als in ehrenamtlich strukturierten Ortsgemeinden.
Kann die VG auch privatwirtschaftliche Partner haben?
Ja, die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde kann sich im Projekt Unterstützung von privatwirtschaftlichen Kooperationspartnern einholen. Wichtig ist, dass das Kooperationsverhältnis schriftlich geregelt ist. Die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde bleibt alleiniger Ansprechpartner für die Entwicklungsagentur.
Muss der Name des Büros „Dorf-Büro“ lauten?
Nein, das Dorf-Büro muss nicht Dorf-Büro genannt werden. Der Begriff Dorf-Büro wurde gewählt, weil der Begriff „Coworking-Space“ bisher überwiegend nur im urbanen Raum verbreitet ist.
Wieviel Geld kann die Verbandsgemeinde erhalten, und was muss sie dafür tun?
Die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde erhält insgesamt bis zu 50.000 € von der Entwicklungsagentur. Die Gelder setzen sich zusammen aus bis zu 20.000 € für die Einrichtung und den Umbau und bis zu 10.000 € pro Jahr für die ersten drei Betriebsjahre. Dafür muss sich die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde verpflichten, das Dorf-Büro auch nach Ablauf der finanziellen Unterstützung für mindestens zwei weitere Jahre zu betreiben. Insgesamt geht das Projekt für die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde also fünf Jahre. Drei Jahre mit finanzieller Unterstützung der Entwicklungsagentur und mindestens zwei Jahre ohne finanzielle Unterstützung. Für die selbstständigen Betriebsjahre erarbeitet die Entwicklungsagentur gemeinsam mit der Verbandsgemeinde oder verbandsfreien Gemeinde ein Betriebskonzept. Die Entwicklungsagentur steht den Verbandsgemeinden / verbandsfreien Gemeinen über den gesamten Projektzeitraum beratend zur Seite.
Welche Rolle spielt die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz?
Die Entwicklungsagentur ist im Projekt Dorf-Büros die zentrale Ansprechpartnerin. Sie unterstützt die Kommunen finanziell und beratend. Sie steht über den ganzen Projektzeitraum in engem Austausch mit den Verbandsgemeinden / verbandsfreien Gemeinden, vor allem auch in der Zeit vor der Eröffnung. Zusätzlich steht sie für fachliche Beratung und Austausch über den ganzen Projektzeitraum zur Verfügung.
Wie sieht die fachliche Beratung konkret aus?
Die Entwicklungsagentur steht den Verbandsgemeinden / verbandsfreien Gemeinden für die gesamte Projektlaufzeit beratend als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Im Zeitraum vor der Eröffnung werden in jeder Verbandsgemeinde oder verbandsfreien Gemeinde ganztägige Workshops durchgeführt. Dabei geht es z. B. um die Themen Umbau, Einrichtung, Raumaufteilung, Marketing, Betriebskonzept, Tagesgeschäft, Beschaffung, Rollenverteilung, Versicherungen etc. Vor allem geht es aber auch um die Weitergabe von Erfahrungsberichten. Unterstützt wird die Entwicklungsagentur dabei von einem Unternehmen, das bundesweit Coworking Spaces berät und betreibt. Die Entwicklungsagentur übernimmt keine Rechtsberatung.
Wie lange läuft das Projekt für die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde?
Das Projekt geht insgesamt mindestens fünf Jahre. Drei Jahre mit finanzieller Unterstützung der Entwicklungsagentur und weitere zwei Jahre ohne finanzielle Unterstützung der Entwicklungsagentur. Wünschenswert ist, dass sich das Büro nach Ablauf der fünf Jahre etabliert hat und weiter betrieben wird.
Welche Leistungen muss die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde während des Betriebs des Dorf-Büros gegenüber der Entwicklungsagentur erbringen?
Die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde muss die bei der Entwicklungsagentur abgefragten Gelder für Umbau / Einrichtung und Betriebsjahre mit der Entwicklungsagentur abrechnen und mit Rechnungskopien belegen. Die Entwicklungsagentur erstattet nur die tatsächlich angefallenen Kosten, maximal jeweils 20.000 € für Umbau und je 10.000 € für drei Betriebsjahre.Zusätzlich verlangt die Entwicklungsagentur für jedes Betriebsjahr vorab einen Wirtschaftsplan von der Verbandsgemeinde / verbandsfreien Gemeinde. Für die selbstständigen Betriebsjahre vier und fünf muss nach Ablauf des zweiten Betriebsjahres ein Konzept für den Betrieb erarbeitet werden.
Die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde ist über die gesamte Projektlaufzeit Ansprechpartnerin für die Entwicklungsagentur.
Gibt es besondere Anforderungen an die Immobilie; muss sie barrierefrei sein?
Die Immobilie muss mindestens über den gesamten Projektzeitraum (fünf Jahre) verfügbar sein. Die Immobilie muss nicht zwingend im Eigentum der Gemeinde sein, es ist aber von Vorteil. Die Immobilie muss nicht barrierefrei sein, um am Dorf-Büro Wettbewerb teilzunehmen.
Wie muss das Dorf-Büro ausgestattet sein? Was muss es dort geben?
- Mindestens vier Arbeitsplätze mit je einem Tisch, einem Schreibtischstuhl und Beleuchtung.
- Mindestens einen Besprechungsraum mit vier Plätzen in einem abschließbaren Raum.
- Mindestens einen Drucker
- Teeküche
- Toiletten
- Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s je Arbeitsplatz und 10 Mbit/s für jeden Besprechungsraum
Wie viele Dorf-Büros gibt es bereits?
Bislang gibt es dreizehn Dorf-Büros an den Standorten Katzenelnbogen (VG Aar-Einrich), Annweiler am Trifels (VG Annweiler am Trifels), Ediger-Eller (VG Cochem) Horbruch (VG Herrstein-Rhaunen) Buch (VG Kastellaun), Elmstein (VG Lambrecht), Prüm (VG Prüm) und Wasserbilligerbrück (VG Trier-Land). Drei weitere Dorf-Büros in Müden (VG Cochem), Stromberg (VG Langenlohnsheim-Stromberg) und Kusel (VG Kusel-Altenglan) wurden im Wettbewerb 2022 ausgewählt. 2023 sind Bad Dürkheim (Kreisstadt Bad-Dürkheim) und Adenau (VG Adenau) dazugekommen.
Dürfen zusätzliche Gelder für das Dorf-Büro Projekt aufgebracht werden?
Das Projekt Dorf-Büros ist kein Förderprogramm, sondern ein Modellprojekt. Daher können die Verbandsgemeinden / verbandsfreien Gemeinden zusätzlich weitere Gelder in das Projekt einbringen.
Welche Unterlagen müssen eingereicht werden?
Die Entwicklungsagentur stellt Vorlagen für Ihre Bewerbung auf der Homepage zur Verfügung (Bewerbungsmappe). Die Bewerbungsmappe besteht aus einer Vorlage für ein Konzept inklusive Immobilie, Zeitplan, Finanzplan, Betriebskonzept und möglichen lokalen Kooperationspartnern. Eingereicht werden müssen das Konzept und die verbindliche Bewerber-Erklärung. Wenn sich eine Ortsgemeinde bewirbt, benötigen sie zusätzlich die verbindliche Erklärung der unterstützenden Verbandsgemeinde. Bitte nutzen Sie ausschließlich die Vorlagen der Entwicklungsagentur. Fremddokumente kann die Entwicklungsagentur nicht werten.
Wer unterzeichnet die Bewerbungsunterlagen?
Wird die Bewerbung alleinig von einer Verbandsgemeinde / verbandsfreien Gemeinde eingereicht, so muss nur die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde die Unterlagen unterzeichnen. Bewirbt sich eine Ortsgemeinde, so ist das nur möglich, sofern die Verbandsgemeinde unterstützt. In diesem Fall müssen die Bewerbungsunterlagen von der Ortsgemeinde und der Verbandsgemeinde unterzeichnet werden.
Bisher besteht nur eine Idee und es ist noch nichts Konkretes geplant. Wie sollten die Akteure vorgehen?
Das Wichtigste ist, sich lokale Unterstützer zu suchen, mit denen die Akteure gemeinsam das Projekt durchdenken können. Vielleicht gibt es jemanden, der im Ort sehr gut vernetzt ist und viele Leute kennt? Gibt es Leerstand im Ort, der gut für eine Umnutzung in Frage kommt? Gibt es eine Immobilie, zu der bzw. in der die Nutzung als Dorf-Büro passt?
Woran kann man erkennen, ob ein Bedarf besteht?
Der konkrete Bedarf kann mit einer Analyse der räumlichen Gegebenheiten festgestellt werden, allerdings kann dies sehr aufwändig sein. Es kann hilfreich sein, sich folgende Fragen zu stellen: Wer wohnt im Ort? Wie viel wird gependelt? Wie viele Selbstständige gibt es in der Region? Dabei können Ihnen die Daten des Statistischen Landesamtes helfen.
Wichtig: Nicht nur Start-ups sind Zielgruppe, interessant sind auch größere Unternehmen in der Region, die ihren Mitarbeitern einen Platz im Dorf-Büro anbieten könnten.
Oft weckt aber auch erst das Angebot die Nachfrage. Ganz generell gilt: Es muss viel Überzeugungs- und Aufklärungsarbeit geleistet werden.
Wie bewertet die Entwicklungsagentur die Bewerbungen?
Die schriftlichen Bewerbungen werden nach einem vorgegebenen Muster bewertet. Die Kriterien finden sich in den Bewerbungsunterlagen. Ausgewählte Bewerbungen werden bei einem Ortsbesuch überprüft. Die Auswahl trifft eine Jury.
Müssen alle Felder in der Bewerbung ausgefüllt werden?
Ja, unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie Felder nicht ausfüllen können, erläutern Sie dies.
Bis wann muss das Dorf-Büro eröffnet sein? Wie ist der Zeitplan?
Den Zeitplan einer aktuellen Wettbewerbsrunde finden Sie unter dem Reiter “Wettbewerb”.
Wie viele Dorf-Büros können ausgewählt werden?
In einer Wettbewerbsrunde können bis zu drei Dorf-Büros ausgewählt werden.
Gibt es noch einen weiteren Wettbewerb?
Ob es noch weitere Wettbewerbe gibt, ist noch nicht festgelegt.
Muss immer jemand im Dorf-Büro vor Ort sein?
Wir empfehlen, für das Dorf-Büro einen Betreuer zu ernennen. Am besten geeignet ist jemand, der im Ort gut vernetzt ist. Es ist gut, wenn diese Person im Ort Leute kennt und offen auf Menschen zugehen kann. Die Betreuer-Person kommt mit den Nutzern des Dorf-Büros ins Gespräch und ist Ansprechpartner für deren Anliegen. Diese Person kann das „Gesicht“ des Dorf-Büros sein. Wir empfehlen, dass der Betreuer täglich für einige Zeit persönlich im Dorf-Büro ansprechbar ist.
Wie hoch ist der Arbeitsaufwand, wenn das Dorf-Büro eröffnet ist?
Der größte Aufwand in der Betreuung liegt erst mal darin, Abläufe und Routinen festzulegen und zu automatisieren und immer wieder als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Sind die ersten Nutzer „eingezogen“, wird der Aufwand geringer, dann steht für die Nutzer das „ruhige Arbeiten“ im Vordergrund. Dennoch ist der laufende Arbeitsaufwand für Öffentlichkeitsarbeit, Aufklärungsarbeit und den laufenden Betrieb nicht zu unterschätzen.
Wer sind die Nutzerinnen eines Dorf-Büros?
Den klassischen Nutzer eines Dorf-Büros gibt es nicht. Das Angebot richtet sich u.a. an Angestellte, Selbstständige, Freiberufler oder Projektteams.
Die Gründe, einen Schreibtisch in einem Dorf-Büro zu nutzen, sind ganz unterschiedlich: die Reduzierung von Pendelzeiten, das professionelle Arbeitsumfeld, ein gut ausgestatteter Besprechungsraum, schnelle Internetverbindung, die sozialen Kontakte und guter Kaffee. Um hier nur einige zu nennen.
Von wann bis wann muss das Dorf-Büro denn offen sein?
Die Mindest-Öffnungszeiten des Dorf-Büros sind von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Einige Dorf-Büros bieten dank eines digitalen Schließsystems Öffnungszeiten rund um die Uhr an.
Welche Tarife werden empfohlen?
Ein mögliches Tarif-Modell wäre beispielsweise: „Täglich“ (Jeden Tag im Monat), „Wöchentlich“ (Einen Tag pro Woche) und dem Besprechungsraum-Tarif (einmalige, ganztägige Nutzung des Besprechungsraumes). Welche Tarife Sie in Ihrem Dorf-Büro anbieten wollen, können Sie frei entscheiden. Auf den Seiten der bestehenden Dorf-Büros kann man die Tarife durchstöbern, um ein Gefühl für eine Tarifstruktur zu bekommen.
Was bringt das Dorf-Büro dem Ort?
Fallen für Bürger in einem Ort z.B. Pendelzeiten weg, so können diese mehr Zeit im Ort verbringen. Zeit für die Freizeit, Familie oder Ehrenamt. Neben der gewonnenen Zeit wird auch weniger CO₂ ausgestoßen. Der regionale Einzelhandel und die Gastronomie vor Ort werden gestärkt.
Was sind die Vorteile gegenüber Homeoffice?
Es gibt viele Vorteile eines Dorf-Büros gegenüber dem klassischen Homeoffice: z. B. die Abgrenzung zwischen Privatem und Beruflichem, das professionelles Arbeitsumfeld, eine gute Infrastruktur. Oder einen Grund zu haben, das Haus mal zu verlassen. Für Arbeitgeber spielen sicherlich die Faktoren Datenschutz und Arbeitsschutz eine Rolle, die durch gewisse Standards in einem Dorf-Büro leicht umsetzbar sind.
Kann sich die Verbandsgemeinde / verbandsfreie Gemeinde auch bewerben, wenn schon angefangen wurde, ein Dorf-Büro zu planen?
Das Dorf-Büro-Projekt ist kein Förderprogramm im klassischen Sinne. Daher ist es möglich, dass das Vorhaben schon begonnen wurde und trotzdem für eine Unterstützung infrage kommt.