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FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Dorf-Büros

Wer steckt hinter dem Projekt?

Das Projekt Dorf-Büros ist ein vom Ministerium des Innern und für Sport und der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e. V. initiiertes Projekt.

Wer kann sich bewerben?

Verbandsgemeinden und verbandsfreie Gemeinden können sich direkt bewerben. Ortsgemeinden können sich mit Unterstützung ihrer Verbandsgemeinde bewerben.

Wie sieht die Unterstützung der Verbandsgemeinde für die Ortsgemeinde aus?

Die Verbandsgemeinde ist Vertragspartner der Entwicklungsagentur. Ansonsten gibt die Entwicklungsagentur nicht vor, wer im Projekt Dorf-Büros welche Aufgabe übernimmt.

Kann nur die Verbandsgemeinde der Betreiber des Dorf-Büros sein?

Die Betreiber-Struktur wird von der Entwicklungsagentur nicht vorgegeben. Wichtig ist aber, dass für die Entwicklungsagentur nur die Verbandsgemeinde Ansprechpartner ist. Für den Fall, dass nicht die Verbandsgemeinde der Betreiber ist, muss sichergestellt sein, dass sie der Entwicklungsagentur gegenüber jederzeit über den Stand des Projektes Auskunft erteilen kann.

Kann auch ein Privatunternehmen Betreiber sein?

Ein Privatunternehmer kann der Betreiber eines Dorf-Büros sein, sofern ein klar geregeltes, schriftliches Kooperationsverhältnis mit der Verbandsgemeinde vorliegt. Für den Fall, dass ein Privatunternehmen der Betreiber ist, muss sichergestellt sein, dass die zuständige Verbandsgemeinde der Entwicklungsagentur gegenüber jederzeit über den Stand des Projektes Auskunft erteilen kann.

Muss wirklich die Verbandsgemeinde einen Ansprechpartner haben und warum?

Ja, die Entwicklungsagentur trifft Verabredungen im Dorf-Büro-Projekt ausschließlich mit der Verbandsgemeinde. Hintergrund ist, dass in einer Verbandsgemeinde ein hauptamtlicher Ansprechpartner für die Entwicklungsagentur zuverlässiger erreichbar und ansprechbar ist, als in ehrenamtlich strukturierten Ortsgemeinden.

Kann ich privatwirtschaftliche Partner haben?

Ja, Sie können sich im Projekt Unterstützung von privatwirtschaftlichen Kooperationspartnern einholen. Wichtig ist, dass das Kooperationsverhältnis schriftlich geregelt ist. Die Verbandsgemeinde bleibt alleiniger Ansprechpartner für die Entwicklungsagentur.

Muss ich das Büro „Dorf-Büro“ nennen?

Nein, Sie müssen das Dorf-Büro nicht Dorf-Büro nennen. Der Begriff Dorf-Büro wurde gewählt, weil der Begriff „Coworking-Space“ bisher nur im urbanen Raum verbreitet ist.

Wieviel Geld kann die Verbandsgemeinde erhalten, und was muss sie dafür tun?

Die Verbandsgemeinde erhält bis zu 100.000€ von der Entwicklungsagentur. Sie setzen sich zusammen aus bis zu 25.000€ für die für die Einrichtung und den Umbau und bis zu 25.000€ pro Jahr für die ersten drei Betriebsjahre. Dafür muss sich die Verbandsgemeinde verpflichten, das Büro auch nach Ablauf der finanziellen Unterstützung für mindestens zwei weitere Jahre zu betreiben. Insgesamt geht das Projekt für die Verbandsgemeinde also fünf Jahre. Drei Jahre mit Unterstützung der Entwicklungsagentur und mindestens zwei Jahre ohne Unterstützung. Für die selbstständigen Betriebsjahre erarbeitet die Entwicklungsagentur gemeinsam mit der Verbandsgemeinde ein Betriebskonzept.

Welche Rolle spielt die Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz?

Die Entwicklungsagentur unterstützt zusammen mit dem Ministerium des Innern und für Sport die Kommunen finanziell bei ihrem Dorf-Büro Vorhaben. Sie steht in engem Austausch mit den Verbandsgemeinden, vor allem auch in der Zeit vor der Eröffnung. Zusätzlich steht sie für fachliche Beratung und Austausch über den ganzen Projektzeitraum zur Verfügung.

Wie sieht die fachliche Beratung konkret aus?

Die Entwicklungsagentur steht den Kommunen für die gesamte Projektlaufzeit beratend als Ansprechpartner zur Verfügung. Im Zeitraum vor der Eröffnung werden in jeder Kommune bis zu drei ganztägige Workshops durchgeführt. Dabei geht es z. B. um die Themen Umbau, Einrichtung, Raumaufteilung, Marketing, Betriebskonzept, Tagesgeschäft, Beschaffung, Rollenverteilung, Versicherungen etc. Vor allem geht es aber auch um die Weitergabe von Erfahrungsberichten. Unterstützt wird die Entwicklungsagentur dabei von einem Unternehmen, das bundesweit Coworking Spaces berät und betreibt. Die Entwicklungsagentur übernimmt dabei keine Rechtsberatung.

Wie lange läuft das Projekt für die Verbandsgemeinde?

Das Projekt geht insgesamt mindestens fünf Jahre. Drei Jahre mit Unterstützung der Entwicklungsagentur und weitere zwei Jahre ohne Unterstützung der Entwicklungsagentur. Wünschenswert ist, dass sich das Büro nach Ablauf der fünf Jahre etabliert hat und weiter betrieben wird.

Welche Leistungen muss die Verbandsgemeinde während des Betriebs des Dorf-Büros gegenüber der Entwicklungsagentur erbringen?

Die Verbandsgemeinde muss die bei der Entwicklungsagentur abgefragten Gelder für Umbau / Einrichtung und Betriebsjahre mit der Entwicklungsagentur abrechnen und mit Rechnungskopien belegen. Die Entwicklungsagentur erstattet nur die tatsächlich angefallenen Kosten, maximal jeweils 25.000€ für Umbau und für drei Betriebsjahre.

Zusätzlich verlangt die Entwicklungsagentur für jedes Betriebsjahr vorab einen Wirtschaftsplan von der Verbandsgemeinde. Für die selbstständigen Betriebsjahre vier und fünf muss nach Ablauf des zweiten Betriebsjahres ein Konzept für den Betrieb erarbeitet werden.

Die Verbandsgemeinde ist über die gesamte Projektlaufzeit Ansprechpartner für die Entwicklungsagentur.

Gibt es besondere Anforderungen an die Immobilie; muss sie barrierefrei sein?

Die Immobilie muss mindestens über den gesamten Projektzeitraum (fünf Jahre) verfügbar sein. Die Immobilie muss nicht im Eigentum der Gemeinde sein. Die Immobilie muss nicht barrierefrei sein um am Dorf-Büro Wettbewerb teilzunehmen, sie steigert aber die Attraktivität des Dorf-Büros.

Wie muss mein Dorf-Büro ausgestattet sein? Was muss es dort geben?

  • Mindestens vier Arbeitsplätze mit je einem Tisch, einem Schreibtischstuhl und Beleuchtung.
  • Mindestens einen Besprechungsraum mit vier Plätzen in einem abschließbaren Raum.
  • Mindestens einen Drucker
  • Teeküche
  • Toiletten
  • Schnelle Internetverbindung (10 Mbit/s je Arbeitsplatz und 10 Mbit/s für jeden Besprechungsraum)

Wieviele Dorf-Büros gibt es bereits?

Bislang gibt es fünf Dorf-Büros in Katzenelnbogen (VG Aar-Einrich), Annweiler am Trifels (Landkreis Südliche Weinstraße), Buch (VG Kastellaun), Prüm (im Eifelkreis Bitburg-Prüm) und Wasserbilligerbrück (VG Trier-Land).

Darf ich zusätzliche Gelder für das Dorf-Büro Projekt aufbringen?

Das Projekt Dorf-Büros ist kein Förderprogramm sondern ein Modellprojekt. Daher können Sie zusätzlich weitere Gelder in das Projekt einbringen. Bitte beachten Sie Vorgaben der entsprechenden Stelle.

Welche Unterlagen muss ich einreichen?

Die Entwicklungsagentur stellt Vorlagen für Ihre Bewerbung auf der Homepage zur Verfügung (Bewerbungsmappe). Die Bewerbungsmappe besteht aus einer Vorlage für ein Konzept inkl. Immobilie, Zeitplan, Finanzplan, Betriebskonzept und möglichen lokalen Kooperationspartnern. Eingereicht werden müssen das Konzept und die verbindliche Bewerber-Erklärung. Wenn Sie sich als Ortsgemeinde bewerben, benötigen Sie zusätzlich die Verbindliche Erklärung der unterstützenden Verbandsgemeinde. Bitte nutzen Sie ausschließlich die Vorlagen der Entwicklungsagentur. Fremddokumente kann die Entwicklungsagentur nicht werten.

Ich habe bisher nur die Idee, aber noch nichts Konkretes geplant. Wie gehe ich vor?

Das Wichtigste ist, sich lokale Unterstützer zu suchen, mit denen Sie gemeinsam das Projekt durchdenken können. Vielleicht gibt es jemanden, der im Ort sehr gut vernetzt ist und viele Leute kennt? Wenden Sie sich an ihn / sie. Gibt es Leerstand in Ihrem Ort, der gut für eine Umnutzung in Frage kommt? Gibt es eine Immobilie zu der bzw. in der die Nutzung als Dorf-Büro passt?

Wie entscheide ich, ob es in meinem Ort überhaupt einen Bedarf gibt?

Den konkreten Bedarf können Sie mit einer Analyse der räumlichen Gegebenheiten feststellen, allerdings kann dies sehr aufwändig sein. Sie können sich aber durchaus die Fragen stellen:  Wer wohnt bei mir im Ort? wieviel wird gependelt? Wie viele Selbstständige gibt es bei mir in der Region? Dabei können Ihnen die Daten des statistischen Landesamtes (https://www.statistik.rlp.de/de/regional/meine-heimat/) oder die Pendler-Datenbank des SWR helfen (https://www.swr.de/swraktuell/rp/wie-pendelt-mein-ort/-/id=1682/did=21515090/nid=1682/1c0thgq/index.html).

Schauen Sie nicht nur nach Start-Ups als Zielgruppe sondern schauen Sie auch nach größeren Unternehmen in Ihrer Region, die ihren Mitarbeitern einen Platz im Dorf-Büro anbieten könnten.

Oft weckt aber auch erst das Angebot die Nachfrage. Ganz generell gilt: Sie müssen viel Überzeugungs- und Aufklärungsarbeit leisten, und viel mit Ihren Mitbürgern ins Gespräch kommen!

Wie bewertet die Entwicklungsagentur die Bewerbungen?

Die schriftlichen Bewerbungen werden nach einem vorgegebenen Muster bewertet. Die Kriterien finden sich in den Bewerbungsunterlagen. Ausgewählte Bewerbungen werden bei einem Ortsbesuch überprüft. Die endgültige Auswahl trifft eine Jury aus Vertreterinnen und Vertretern des Ministeriums des Innern und für Sport, des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz und der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz.

Muss ich wirklich alles ausfüllen?

Ja, unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie Felder nicht ausfüllen können, erläutern Sie dies.

Wann ist die Abgabe?

Bewerbungsschluss ist der 16.2.2021 12:00 Uhr. Bitte senden Sie Ihre Dokumente als Anhänge in einer Mail an dorfbueros@ea-rlp.de.

Wo kann ich nachfragen, wenn nicht alle meiner Fragen beantwortet sind?

Wir bieten im Wettbewerb 2021 die Möglichkeit, sich an Beratertagen unverbindlich beraten zu lassen. Hier können Sie konkrete Fragen zu Ihrem Dorf-Büro-Vorhaben stellen. Termine sind der 8. Dezember 2020, der 15. Dezember 2020, der 12. Januar 2021, der 19. Januar 2021 und der 2. Februar 2021. Ab dem 9. November 2020 können Sie sich auf der Homepage für die Beratertage anmelden: https://dorfbueros-rlp.de/buchungsseite/

Zusätzlich können Sie schriftlich bis zum 20. Januar 2021 Fragen an dorfbueros@ea-rlp.de stellen. Diese werden bis zum 29. Januar 2021 anonymisiert auf der Homepage veröffentlicht

Wie muss ich die Bewerbung abgeben? Per Post, per E-Mail?

Bitte nutzen Sie für die Bewerbung ausschließlich die von der Entwicklungsagentur zur Verfügung gestellten Vorlagen. Sie können diese ab dem 9. November 2020 auf dieser Homepage herunterladen. Die ausgefüllte Bewerbung senden Sie bitte bis zum 16. Februar 2021 12.00 Uhr per E-Mail an dorfbueros@ea-rlp.de. Bewerbungen, die auf anderem Wege oder nicht fristgerecht eingehen, können nicht berücksichtigt werden.

Bis wann muss das Dorf-Büro eröffnet sein? Wie ist der Zeitplan?

  • 9. November 2020: Die Bewerbungsmappe kann von der Homepage www.dorfbueros-rlp.de heruntergeladen werden.
  • 8. Dezember 2020, 15. Dezember 2020, 12. Januar 2021, 19. Januar 2021, 2. Februar 2021: Beratertage Anmeldung unter: https://dorfbueros-rlp.de/buchungsseite/
  • 16. Februar 2021, 12.00 Uhr: Bewerbungsschluss.
  • April 2021: Ortsbesuche bei ausgewählten Bewerbern
  • Mai 2021: Auswahl der neuen Dorf-Büros durch eine Jury
  • Juni 2021: Vertragsschluss
  • Juli bis November 2021: Umbau & Einrichtung der neuen Dorf-Büros. Fachliche Beratung in bis zu drei Workshops je Kommune. Intensiver Kontakt zur EA
  • Erste Dezember-Woche 2021: Eröffnung der neuen Dorf-Büros

Wie viele Dorf-Büros können ausgewählt werden?

Im Wettbewerb 2021 können bis zu drei Dorf-Büros ausgewählt werden.

Gibt es noch einen weiteren Wettbewerb?

Der Wettbewerb 2021 ist vorerst der letzte Wettbewerb.

Muss immer jemand im Dorf-Büro vor Ort sein?

Wir empfehlen für das Dorf-Büro einen Betreuer zu ernennen. Am besten jemand, der im Ort gut vernetzt ist, die Leute kennt und offen auf Leute zu gehen kann, mit den Nutzern des Dorf-Büro ins Gespräch kommt und Ansprechpartner für deren Anliegen ist. Jemand, der Spaß am Vernetzen hat. Diese Person kann das „Gesicht“ des Dorf-Büros sein. Wir empfehlen, dass diese Person täglich für einige Zeit persönlich im Dorf-Büro ansprechbar ist.

Wie hoch ist der Arbeitsaufwand, wenn das Dorf-Büro eröffnet ist?

Der größte Aufwand in der Betreuung liegt erstmal darin, Abläufe und Routinen fest zu legen und zu automatisieren und immer wieder als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Sind die ersten Nutzer „eingezogen“, wird der Aufwand geringer, dann steht für die Nutzer das „ruhige arbeiten“ im Vordergrund. Dennoch ist der laufende Arbeitsaufwand für Öffentlichkeitsarbeit, Aufklärungsarbeit und laufenden Betrieb nicht zu unterschätzen.

Wer nutzt denn so ein Dorf-Büro?

Den klassischen Nutzer eines Dorf-Büros gibt es eigentlich nicht. Das Angebot richtet sich u.a. an Angestellte, Selbstständige, Freiberufler oder Projektteams.

Die Gründe, einen Schreibtisch in einem Dorf-Büro zu nutzen, sind ganz unterschiedlich: Die Reduzierung von Pendelzeiten, das professionelle Arbeitsumfeld, ein gut ausgestatteter Besprechungsraum, schnelle Internetverbindung, die sozialen Kontakte und guter Kaffee. Um hier nur einige zu nennen.

Von wann bis wann muss das Dorf-Büro denn offen sein?

Die Mindestöffnungszeiten des Dorf-Büros sind von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Wir empfehlen aber längere Öffnungszeiten, da dadurch die Attraktivität des Dorf-Büros deutlich erhöht wird. Einige Dorf-Büros bieten dank eines digitalen Schließsystems Öffnungszeiten rund um die Uhr an.

Welche Tarife werden empfohlen?

In unserem Schreibtisch in Prüm arbeiten wir mit drei Tarifen: „Täglich“(Jeden Tag im Monat), „Wöchentlich“ (Einen Tag pro Woche) und dem Besprechungsraum-Tarif (einmalige, ganztägige Nutzung des Besprechungsraumes). Welche Tarife Sie in Ihrem Dorf-Büro anbieten wollen, können Sie frei entscheiden.

Was bringt das Dorf-Büro meinem Ort?

Fallen für Bürger in Ihrem Ort z.B. Pendelzeiten weg, so kann diese(r) mehr Zeit im Ort verbringen. Zeit für die Freizeit, Familie oder Ehrenamt. Neben der gewonnenen Zeit wird auch weniger Co2 ausgestoßen. Der regionale Einzelhandel und die Gastronomie vor Ort werden gestärkt.

Was sind die Vorteile gegenüber Homeoffice?

Es gibt viele Vorteile eines Dorf-Büros gegenüber dem klassischen Homeoffice: z. B. Die Abgrenzung zwischen Privatem und Beruflichem, das professionelles Arbeitsumfeld, eine gute Infrastruktur. Oder einen Grund zu haben, das Haus mal zu verlassen. Für Arbeitgeber spielen sicherlich die Faktoren Datenschutz und Arbeitsschutz eine Rolle, die durch gewisse Standards in einem Dorf-Büro leichter umsetzbar sind.