Seit Dezember 2022 gibt es im Rahmen des Modellprojektes „Dorf-Büros Rheinland-Pfalz“ insgesamt 8 Dorf-Büros, die von der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz jeweils drei Jahre lang finanziell als auch fachlich unterstützt und begleitet werden. Für die fachliche Beratung arbeiten wir seit nunmehr 4 Jahren mit der cowork AG aus Aachen zusammen. Die cowork AG ist Expertin in Sachen Entwicklung, Management und Betrieb von Coworking Spaces, sowohl im urbanen als auch im ruralen Raum. Wenn es um das Management der Räumlichkeiten von Coworking Spaces, der verschiedenen Nutzer*innen aber um Vermarktungsplattformen geht, ist es hilfreich, sich spezieller Tools und Plattformen zu bedienen. Hier existiert eine Vielzahl von Möglichkeiten, doch welche haben sich im Alltag bewährt? Wir haben Tobias Kollewe, CEO der cowork AG und Präsident des Bundesverband Coworking Spaces (BVCS) nach seiner Einschätzung gefragt!
Aus der Vielzahl der digitalen Tools, die wir im Einsatz haben, die Top 3 auszusuchen, ist nicht ganz so einfach. Wir setzen eine Vielzahl kleiner Helferlein ein, die ich in meiner täglichen Arbeit nicht missen möchte, angefangen von der Software zum Öffnen von Türen bis zu digitalen Whiteboards. Deswegen hier die drei, die uns die Arbeit am meisten vereinfachen:
1. Coworking Space Management
Egal ob großer Space oder kleines Dorf-Büro. Eine Software zur Verwaltung von Nutzern, Räumen und Services halte ich für unabdingbar. Über die gängigen Tools können Coworker Meetingräume oder Parkplätze reservieren, Arbeitsplätze und Tarife buchen. Die größte Arbeitserleichterung liegt für mich in der automatischen Abrechnung aller Leistungen. D. h., dass die Rechnungen automatisch erstellt und verschickt werden und die fälligen Beträge werden via Lastschrift oder Kreditkarte eingezogen. Das ist schon sehr viel Arbeitsaufwand, der dann wegfällt. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Tools, die mehr oder minder genau auf die Bedürfnisse von Coworking Spaces zugeschnitten sind; z. B. Nexudus, cobot oder Office R&D. Wir setzen in unseren WORQS-Spaces zur Zeit fast ausschließlich cobot ein.
2. Kundenkontakt und Mail-Management
E-Mail ist vermutlich das am häufigsten genutzte Medium in der Kommuikation zwischen Coworkern und Space. Dort, wo jedoch mehrere Personen an der Kommunikation beteiligt sind oder sich die Kommunikation über den gesamten Customer Lifecycle hinzieht, da haben Outlook & Co. aus meiner Sicht nichts zu suchen. Wir setzen für die Mailkommunikation auf ein Helpdesk-/Ticket-System. Eingehende Mails werden automatisch in das System eingespielt und stehen allen Projektbeteiligten, also zum Beispiel mehreren Space-Managern transparent zur Verfügung. So kann die Kommunikation mit Coworkern auch über einen längeren Zeitraum nachvollzogen werden. Übrigens nicht nur für den Kanal „E-Mail“. Auch die Kommunikation über Facebook, Telegram und sogar die Telefonanlage lassen sich einbinden. Ein ganz großer Vorteil liegt in der Nutzung von Mail-Vorlagen und Bausteinen. Das vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation erheblich.
Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Tools, die sich mitunter auch für kleine Spaces eignen, z. B. Freshdesk oder Zendesk. Wir setzen in unseren Spaces komplett auf den Berliner Anbieter Zammad und sind damit sehr zufrieden.
3. Team-Kommunikation
Mal schnell eine Nachricht hinterlassen, mal eben eine Info einholen. Das, was wir früher über Mail oder Telefon abgewickelt haben, das passiert heute alles in Slack. Themen- oder standortbezogene Channels, Direktnachrichten, das gibt es alles sauber sortiert, durchsuchbar. Slack funktioniert wie eine Mischung aus Whatsapp, E-Mail und Zoom; Videocalls sind zum Beispiel auch möglich. Slack hat mit seinem Tool, das es bereits seit 2013 gibt, eine neue Form von Kommunikation für Teams erfunden, auf die Konzerne wie Microsoft (mit „Teams“) später aufgesprungen sind. Ich halte Slack aber immer noch für das beste Tool für die schnelle Teamkommunikation. Wir nutzen es intern, für die Kommunikation mit Coworkern, aber auch teilweise in der Außenkommunikation mit Lieferanten.
